Einführung eines digitalen Büros bei der Böhme GmbH Werstofferfassung
Die Böhme GmbH Wertstofferfassung mit Sitz in Rehau und Konradsreuth ist ein zuverlässiger Partner für alle Arten von Entsorgung. Das zertifizierte Unternehmen kümmert sich um die fachgerechte und gesetzeskonforme Entsorgung von Abfällen.
Nach der Situationsanalyse bei der Böhme GmbH Wertstofferfassung wurde von der Grasenhiller GmbH die zwei Softwarelösungen Drivve | Image und Drivve | DM eingebunden.
Durch diese Lösungen verfügt das Unternehmen nun insbesondere über einen papierlosen Eingangsrechnungsworkflow. Denn vor der Einführung wurden die Eingangsrechnungen aufwendig von Abteilung zu Abteilung gereicht und bearbeitet, bis diese nach der endgültigen Freigabe im richtigen Kundenordner abgelegt werden konnten. Durch die Softwarelösungen werden die eingehenden papiergebundenen Rechnungen direkt in der Buchhaltung mit dem Canon Scanfront 400 eingescannt; digitale Eingangsrechnungen werden per Drivve | DM Agent direkt eingespielt und der Workflow startet automatisch. Nach dem Scan können die Mitarbeiter gleich die Sichtprüfung, die Vorindexierung und die Zuordnung erledigen sowie mögliche Eingangslieferscheine an den Eingangsrechnungsworkflow anhängen. Wenn die Eingangsrechnungen geprüft wurden und entsprechend freigegeben sind, können diese dann in Drivve | DM über das Kontierungsmodul gebucht und gesammelt über das Bookingtool an die Buchhaltungssoftware mittels Datev-konformen Export übergeben werden. Eine zusätzliche Erleichterung ist, dass die Mitarbeiter die Rechnungen filtern können und so auf einen Blick sehen, welche bereits gebucht oder bezahlt wurden. Außerdem werden noch viele andere Dokumententypen wie z.B. Verträge, Angebote, Preislisten, Barquittungen und Gutschriften bei der Böhme GmbH Wertstofferfassung digital archiviert. Automatisierte Routineabläufe vereinfachen somit die tägliche Arbeit und helfen den Mitarbeitern sich sowohl auf wichtige Aufgaben zu fokussieren als auch Zeit zu sparen.
Mit der Einführung der Lösungen Drivve | Image, Drivve | DM und Drivve | DM Agent wurde bei der Böhme GmbH Wertstofferfassung ein großer Schritt in die Richtung eines digitalen Büros gemacht. Nun sind die aufwendigen manuellen und zum Teil sehr fehleranfälligen Prozesse automatisiert und helfen den Mitarbeitern die Dokumente effizienter zu verwalten und sicher zu archivieren.
