Wenn Wissen (verloren) geht
Gehen Mitarbeiter in Rente, fallen krankheitsbedingt aus oder wechseln etwa den Arbeitgeber, geht oft wichtiges Wissen verloren.
Auf Grund der Altersstrukturen in Deutschland, wird sich dieses Risiko der Wissensabwanderung in den nächsten Jahren erhöhen. Jüngere Leistungsträger die zur Generation Y oder Z gehören, binden sich oft nicht so fest oder gar dauerhaft an einen Arbeitgeber. Fehlt die Expertise nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters in einem Unternehmen, so kann dies unter anderem zum Verlust der Qualität führen. Insbesondere langjährige Mitarbeiter verfügen über ein breitgefächertes Fach-, Prozess- oder Kundenwissen und können bei Bedarf dieses abrufen oder auf bewährte Lösungsansätze zurückgreifen. Insbesondere dieses Wissen, das oft nicht bewusst genutzt wird, zu erfassen, stellt eine Herausforderung für jedes Unternehmen dar.
Sowohl für kleine als auch große Betriebe wird es daher immer wichtiger, das Wissen, welches eines der wichtigsten Faktoren ist, im Unternehmen zu behalten. Wissen, insbesondere das auf Erfahrungen basierende, lässt sich zwar nicht im herkömmlichen Sinne gänzlich "speichern", jedoch kann die Einführung eines Wissensmanagements dafür sorgen, dass zumindest ein Teil des Wissens und der Erfahrungen im Team und im Unternehmen bleibt und geteilt wird.
Dieses Dilemma lässt sich durch die Einführung eines Wissensmanagements im Unternehmen lösen, wobei sich für die Dokumentation und die Speicherung des impliziten Wissens Social Intranets eignen, bei explizitem Wissen kann ein Dokumentenmanagementsystem eingesetzt werden.
Social Intranets für aktiven Wissens- und Erfahrungsaustausch
Bei einem Social Intranet steht die dynamische Verteilung von Wissen und Inhalten und die kollaborative Zusammenarbeit im Vordergrund. In einem Social Intranet werden Inhalte nicht zentral durch eine Redaktion zur Verfügung gestellt, sondern von Nutzern aktiv erzeugt, mitgestaltet und verteilt. Der Content wird von den Usern direkt veröffentlicht und kann, je nach Freigabe und Zulassung, von anderen ergänzt oder geändert werden. Mitarbeiter können sich untereinander vernetzen, sich aktiv in Wikis und Foren an der unternehmensweiten Kommunikation beteiligen oder Blogbeiträge schreiben.
Das Social Intranet bietet eine gute Möglichkeit, die Wissensarbeit rund um die Projekte zu organisieren. Die direkte Kommunikation ermöglicht einen leichten Austausch von Dokumenten. Die Beiträge der Projektmitglieder bilden mit der Zeit eine Sammlung des themenspezifischen Wissens, das dann zum Beispiel in ein Knowledge Management System überführt werden kann. Auf diesen zentralen Wissensspeicher können wiederum andere Mitarbeiter zurückgreifen, die ähnliche Projekte durchführen.
Wissen sichern mit einem Dokumenten Management System
Das in einem Unternehmen vorhandene Wissen, das in digitalen oder papierbasierten Dokumenten liegt, lässt sich mit einem Dokumenten Management System erfassen. Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder etwa Projektunterlagen können dort gespeichert und kategorisiert werden. Durch die zentrale Ablage, stellen die im Unternehmen Verantwortlichen sicher, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Wenn diese Dokumente lediglich lokal am Rechner eines Mitarbeiters verfügbar sind, nimmt es Zeit in Anspruch diese zu finden. Noch aufwendiger wird die Suche, wenn Mitarbeiter abwesend sind oder das Unternehmen verlassen. Dies Problematik lässt sich mit einem DMS umgehen. Sind alle Dokumente standardmäßig in einem DMS abgelegt, erfolgt die Suche nach Informationen in Sekundenschnelle. So wird sichergestellt, dass das Wissen nicht verloren geht, Mitarbeiter in der Lage sind, die notwendige Unterlagen zu finden und die Arbeit schnell, fehlerfrei und pünktlich erfolgen kann.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) hilft, das Wissen im Unternemen zu behalten und den Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitern zu verbessern.
- Kostenreduzierung
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- Benutzerfreundlichkeit