Social Intranet - eine andere Art zu arbeiten

Nicht nur große Unternehmen sind Vorreiter im Bezug auf den Arbeitsplatz der Zukunft, mittlerweile zieht auch der Mittelstand beim digitalen Arbeitsplatz 4.0 mit. Dabei setzt sich in den Unternehmen immer mehr die Auffassung durch, dass ein Social Intranet die Zusammenarbeit erleichtert. Schnelle Kommunikation, Projektarbeit online oder in Echtzeit, Reduzierung von Emailverkehr und der Aufbruch der Kommunikation von oben nach unten sind nur einige der Vorteile bei einem Social Intranet. Viele Unternehmen wollen sich den Veränderungen stellen, die durch die Digitale Revolution nötig geworden sind, wissen aber nicht wie.

Abschied von der Top-Down-Kommunikation

Ein herkömmliches Intranet ist eine unternehmensinterne Webseite, die es Mitarbeitern ermöglicht, sich zu vernetzen und projekt- beziehungsweise aufgabenbezogen zu kommunizieren. Das Intranet dient dabei als Top-Down-Kommunikationskanal und Plattform für einfache Zusammenarbeit und Organisation von Aufgaben. Bei einem Social Intranet dagegen steht die dynamische Verteilung von Wissen und Inhalten und die kollaborative Zusammenarbeit im Vordergrund. In einem Social Intranet werden Inhalte nicht zentral durch eine Redaktion zur Verfügung gestellt, sondern von Nutzern auch aktiv erzeugt, mitgestaltet und verteilt. Der Content wird von den Usern direkt veröffentlicht und kann, je nach Freigabe und Zulassung, von anderen ergänzt oder geändert werden. Mitarbeiter können sich untereinander vernetzen, sich aktiv in Wikis und Foren an der unternehmensweiten Kommunikation beteiligen oder Blogbeiträge schreiben.

Die Vorteile in der Praxis

Abgesehen von der vereinfachten und schnelleren Kommunikation, die ein Social Intranet schafft, bietet ein solches Netzwerk auch noch viele weitere Vorteile. Befinden sich viele Wissens- oder Projektarbeiter im Unternehmen, kann die Produktivität durch eine schnellere interne Kommunikation und reibungslosere Zusammenarbeit massiv gesteigert werden. So gelangen Updates und direktes Feedback in kürzester Zeit zu dem, der es benötigt. Der Workflow eines Teams kann dadurch schneller und agiler gestaltet werden, gleichzeitig führt ein solcher virtueller Raum auch dazu, dass Email Fluten zum Teil eingedämmt werden.

Social-Intranet-Systeme setzten Veränderungsprozesse in Gang

Eine wichtige Rolle bei der Einführung eines Social Intranets in einer Organisation spielt die Akzeptanz.  Denn Social-Intranet-Systeme setzen grundsätzlich einen unternehmensweiten Veränderungsprozess in Gang. Wie schnell dieser zu positiven Ergebnissen führt hängt sehr stark vom Unternehmen selbst ab, den hierarchischen Strukturen, dem Stil der Führung und Zusammenarbeit, den Kommunikationskanälen und letztendlich der Unternehmenskultur.

Besonders wichtig ist es, dass sich die Unternehmensleitung beteiligt und die Bereitschaft zur offenen Kommunikation zeigt. Nur wer mit gutem Vorbild vorangeht und bereit ist, eigenes Wissen zu teilen, für den kann ein Social Intranet einen großen Mehrwert bringen. Der Worst Case in diesem Zusammenhang wäre wohl eine mangelnde Unterstützung oder gar Ablehnung durch das Management.

Ein Social Intranet ist mehr als nur eine Softwareeinführung

Wenn dieses Bewusstsein bei den Beteiligten fehlt, führt das zwangsläufig zu bösen Überraschungen im Projektverlauf. Dennoch ist es wichtig, dass bei der Wahl der Software ganz genau hingeschaut wird und Funktionen getestet werden. Ansonsten passiert es schnell, dass Mitarbeiter auf die gängigen Plattformen wie Facebook, Whatsapp und Co. zurückgreifen, da diese im Zweifel einfacher zu bedienen sind.

Nutzen an eigenen Anwendungsfällen begreifen

Eine erfolgreiche Social Intranet Einführung ist immer verbunden mit der Bereitschaft zur offenen Kommunikation, die eine Veränderung oder zumindest eine Anpassung, hin zu einer transparenten und vernetzten Unternehmenskultur fördern. In Anlehnung an den Web-2.0-Begriff lautet das Schlagwort in diesem Kontext "Enterprise 2.0". Es geht beim Social Internet darum, Wertschöpfungs- und Kommunikationsprozesse im Unternehmen mithilfe von Softwarelösungen effizienter zu gestalten und zwar durch eine gezielte Vernetzung der Mitarbeiter. Daher müssen Ideen, Entscheidungen und Strategien von innen heraus entwickelt werden, also durch die Beteiligung aller Betroffenen, anstatt dass diese lediglich von der Entscheiderebene kommen und später lediglich verkündet werden. Denn die Vision nach einem Social Workplace treibt das Projekt zwar, aber erst die konkreten Anwendungsfälle machen es möglich, die Konzeption möglichst nah an den Bedürfnissen der Nutzer und denen des Unternehmens zu halten. Nur so kann ein soziales Intranet eine große Chance darstellen, die interne Kommunikation zu vereinfachen, zu öffnen und Arbeitsabläufe dynamischer zu gestalten.

Wie die neu eingeführte Social-Intranet-Lösung die Brücke zwischen der Informations- und Kollaborationswelt bei der Fichtner Hof GmbhH schlägt, lesen sie hier.