Leben und arbeiten mit weniger Kosten und Ballast

Der erste Schritt zum papierlosen Büro ist die Digitalisierung aller wichtigen geschäftsrelevanten, papierbasierten Dokumente, die in einem Unternehmen vorhanden sind und täglich neu hinzukommen. Eingangspost, Emails, Faxe und sonstig eingehende Dokumente erhalten viele Informationen, die im Unternehmen aktiv genutzt werden. Die leistungsstarke, funktionsreiche Scansoftware Drivve | Image bietet einen intelligenten Weg, um die Dokumentenberge einfach und schnell in ein einheitliches Digitales Medium in Form unterschiedlich definierbarer Dateiformate zu konvertieren und zu komprimieren.

So optimiert Drivve | Image Arbeitsprozesse durch das intelligente Erfassen, Verarbeiten und Weiterleiten von Dokumenten bei höchster Sicherheit. Die Dokumente werden dezentral direkt über ein KYOCERA Multifunktionssystem erfasst, im gewünschten oder vordefinierten Formaten abgespeichert, archiviert oder per Fax oder E-Mail versendet – alles gesteuert über die leicht verständliche Benutzeroberfläche. Die Dokumentenberge werden so sukzessive abgebaut und die Informationen darin in eine einfach zu organisierende elektronische Form gebracht.

Durch die umfassenden automatischen Bildbearbeitungsfunktionalitäten von Drivve | Image werden Leerseiten automatisch entfernt, schief eingescannte Dokumenten geradegerückt, Flecken und Stanzlöcher entfernt, sowie Seiten automatisch nach Leserichtung ausgerichtet. So liegen alle Dokumente in einem einheitlichen digitalen Format vor, ohne Medienbrüche.

Die erfassten Informationen werden direkt an das Dokumenten-Management-System Drivve | DM übergeben. Ein Berechtigungskonzept regelt, welcher Mitarbeiter in welchem Umfang auf die archivierten Unterlagen zugreifen darf. Die Dateien werden strukturiert abgelegt und sind zusätzlich über Indizierung und Volltextsuche von jedem Arbeitsplatz sofort auffindbar. So steigert das DMS-System die Effektivität der Mitarbeiter. Diese müssen nicht mehr lange suchen, um das Gesuchte zu finden. Dokumente können direkt als Link oder auch als Anhang weitergeleitet werden, zudem besteht die Möglichkeit Dokumente zum Beispiel für Endkunden online zur Verfügung zu stellen. Durch vordefinierte Workflows können Dokument oder aktenbezogene Vorgänge organisiert und abgearbeitet werden.

So kann festgelegt werden, dass ein Dokument einer bestimmten Klasse, sagen wir eine Eingangsrechnung, zunächst an Sachbearbeiter A geschickt werden soll, der dann die sachliche Richtigkeit prüft, das Dokument einscannt und indexiert. Nachdem dieser die Arbeit am Dokument beendet hat, wandert das Dokument zur Buchhaltung, wo ein Sachbearbeiter das Dokument erneut prüft und verbucht, eine Zahlung anweist, usw., ein klassischer Eingangsrechnungsworkflow.

Andere typische Workflows sind im Bereich des Qualitätsmanagements (Umsetzung der DIN EN ISO 9001) zu sehen, wo die Dokumentenlenkung einen Workflow zur Prüfung von Dokumenten nach dem vier Augen Prinzip vorsieht und spezielle Freigabe und Veröffentlichungsworkflows erforderlich sind.

Workflows können im elektronischen Dokumentenmanagement von entsprechend berechtigten Personen - in der Regel ist es der Administrator, gelegentlich auch die Abteilungsleiter - erstellt und überwacht werden. Jeder Workflow unterteilt sich dabei in einen oder mehrere Einzelschritte, die sequentiell, parallel oder zu einer bestimmten, festgelegten Frist ausgeführt werden können. Auch verzweigte Workflows sind keine Seltenheit, so kann sich z.B. abhängig vom Ergebnis eines Workflowschritts verschiedene andere Workflowschritte anschließen.

Durch den Einsatz eines Dokumenten Management Systems schlagen Unternehmen drei große Fliegen mit einer einzigen Klappe: Ein papierloses Büro hilft dabei, die Umweltbelastung zu senken und den Einsatz von Papier auf ein Minimum zu reduzieren, die Mitarbeiter können effizienter arbeiten und sind dadurch deutlich motivierter, zusätzlich profitieren Sie von Kosteneinsparungen auf zahlreichen Ebenen.

Eine Studie zur Dauer der Dokumentenvorlage in Unternehmen zeigt folgende Ergebnisse: