Kosten sparen mit Dokumenten Management
Verbesserte Qualität, Effizienz und Produktivität mit DMS
Das papierlose Büro ist eigentlich schon jetzt möglich, dennoch dominiert Papier immer noch den Unternehmensalltag. Papier allein ist jedoch nicht das Problem. Es sind vor allem stark wachsende Datenmengen und viele unterschiedliche Informationsquellen, welche Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen stellen. Umso mehr ist der intelligente Umgang mit Dokumenten und Informationen aller Art für die Konkurrenzfähigkeit von elementarer Bedeutung.
Dabei geht es nicht nur um geordnete Ablage und schnelles Finden von Dokumenten, sondern um sichere und effiziente Geschäftsprozesse rund um die gesamte Dokumentenorganisation. Unternehmen, die weiterhin auf analoge Archive und papierbasierte Prozesse vertrauen, setzen ihre Produktivität aufs Spiel und gefährden langfristig ihre Existenz.
Der Mehrwert eines Dokumenten Management Systems
Die Basis für einen effizienten Umgang mit Informationen bildet die strukturierte Archivierung aller Dokumente in einem zentralen Dokumenten Management System (DMS). Unabhängig vom Aufenthaltsort hat so jeder berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf alle Informationen, die für seine Arbeit notwendig sind. So liegen innerhalb weniger Sekunden sämtliche Unterlagen zu einem Kunden oder Projekt zusammenhängend vor. Die Versionsverwaltung sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung das gleiche Dokument lesen, teilen und bearbeiten können. Gleichzeitig bewahrt das DMS Dokumente sicher vor Verlust auf und gewährleistet, dass Compliance-Vorschriften eingehalten werden.
DMS-Lösungen dienen auch als strategische Schnittstelle, um betriebliche Abläufe digital zu steuern und durchgängig miteinander zu vernetzen. Basis hierfür sind genau definierte Workflows. Diese leiten Dokumente elektronisch zur Ansicht, Kontrolle oder Freigabe an die zuständigen Mitarbeitenden weiter und stellen sicher, dass alle Aufgaben korrekt und pünktlich erledigt werden.
Alle Bearbeitungsschritte sind dabei in jeder Phase einer Prozesskette und über die gesamte Aufbewahrungszeit eines Dokuments nachvollziehbar.
1,45 Minuten pro Eingangsrechnung einsparen
Mit der Einführung eines Dokumenten Management Systems können viele laufende Kosten, die mit der Erzeugung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Dokumenten einhergehen, vermindert oder ganz vermieden werden. Die Wirtschaftlichkeit einer DMS-Lösung hängt natürlich auch von den Kosten ab, die bisher beim Handling von Dokumenten im Unternehmen anfallen:
Die folgenden relevanten Größen sind unter anderem in die laufende Kostenrechnung einzubeziehen:
- Dokumentenablage: Ausgaben für Archiv, Lager, Aktenschränke, Regale, Ordner und Mappen sowie andere erforderliche Mittel
- Dokumentenproduktion: Ausgaben für Papier, Toner, Drucker, Porto sowie Verpackungs- und Versandmaterial
- Dokumentenverteilung: Manuelle Verteilung der Papierdokumente im Unternehmen oder außerhalb durch Hauspost oder Kurierdienste, Verwaltung der Dokumente und Vernichtung veralteter Informationen
Um die Wirtschaftlichkeit der Investition im Vorfeld genau abzuschätzen, ist auch der Wert effizienterer Geschäftsprozesse sowie schnellerer Verfügbarkeit von Information zu ermitteln und in die ROI-Berechnung einzubeziehen. Dieser Zeitgewinn bei der Rechnungsverarbeitung fließt in die Ermittlung des ROI mit ein und trägt dazu bei, die DMS-Investition zu begründen.
Workflow Eingangsrechnung - manuell vs. DMS
Digitales DMS spart 1,45 Minuten pro gesuchter Rechnung, was bei nur 200 Rechnungen im Monat zu folgender Ersparnis führt:
- 41% Zeitersparnis im Vergleich zum manuellem Handling
- Wertschöpfung im Jahr (bei einem Mitarbeiterstundensatz von EUR 15,-): EUR 1050,-
- Wertschöpfung über die DMS Leasingdauer von 5 Jahren (bei einem Mitarbeiterstundensatz von EUR 15,-): EUR 5250,-
Viele Unternehmer erkennen die Vorteile eines Dokumenten Management Systems und entscheiden sich für eine Einführung und die effizientere Gestaltung der Geschäftsprozesse. Andere arbeiten weiterhin mit Papier, da sich dieses bereits seit Jahren bewährt hat. Bei der Entscheidung zwischen diesen beiden Alternativen scheuen manche Unternehmen solange vor der Umstellung auf digitales Dokumenten Management zurück, bis sie erkennen, dass die Arbeit mit einem DMS zu einem echten Mehrwert und Kostenersparnissen führt.
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Um herauszufinden, wo Ihr Unternehmen aktuell steht, hilft es Kennzahlen zu aktuellen Prozessen zu erheben. Diese liefern einen ersten Überblick über den aktuellen Stand und das Optimierungspotenzial hinsichtlich der Digitalisierung im Unternehmen.
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