Informationsmanagement im Unternehmen
Neben dem Kapital und den Mitarbeitern sind Informationen die wichtigste Ressource im Unternehmen.
Kenntnisse über die Kunden, Lieferanten oder die Marktsituation stecken sehr häufig in den Köpfen der Mitarbeiter oder in den Dokumenten des Unternehmens. Um jedem Mitarbeiter die notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen, gilt es daher mehrere Quelle und Nutzer miteinander zu verknüpfen. Damit dies funktioniert, bedarf es eines digitalen Informationsmanagements.
Informationsmanagement hat zum Ziel, Informationen möglichst in optimierter Form dem Personenkreis zur Verfügung zu stellen, welcher diese benötigt. Es geht bei diesem Thema also um deutlich mehr als nur um die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung. Der Fokus im Informationsmanagement liegt auf der Einführung einer souveränen digitalen Gesamtstrategie im Unternehmen.
Soll ein digitales Informationsmanagement installiert werden, stellt sich zunächst die Frage nach den unterschiedlichen Informationsquellen und Informationsflüssen in der Organisation: Was ist der Vorteil, wenn digitale Ressource Information und Daten bewusst gesteuert und die Workflows verbessert werden? Aus der Analyse ergibt sich etappenweise ein Informationsgesamtbild des Unternehmens. Es wird ersichtlich welche Daten und Informationen in welcher Form vorliegen und welche fehlen. Die eindeutige Identifizierung ist die Grundlage für alle weiteren Digitalisierungsvorgänge.
Dokumentenprozesse bei KMUs im Mittelstand immer noch analog
Insbesondere bei KMUs und dem Mittelstand besteht beim Informationsmanagement Handlungsbedarf. Optimierungsmöglichkeiten gibt es nicht nur bei der Kommunikation, sondern auch bei der Gestaltung der Output- und Dokumentenprozesse. Informations- und Wissensverbreitung geschehen häufig über informelle Kanäle, etwa im Flur oder in der Kantine. So werden Effizienzpotentiale verschenkt und der Workflow lahmt.
Plant ein Unternehmen die Einführung eines Informationsmanagements, stellt sich häufig die Frage nach dem Wie. Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass es sich lohnen kann, mit Hilfe fremder Expertise die vorhandenen Workflows zu identifizieren. Doch häufig wird die Digitalisierung nicht als strategische Aufgabe verstanden, sondern allein auf die Transformation der Daten vom Analogen ins Digitale bezogen. Aus diesem Blickwinkel betrachtet, wundert es dann auch nicht, dass die meisten KMUs meinen, die Digitalisierung sei entweder überhaupt nicht notwendig oder alleine und ohne externes Expertenwissen zu bewältigen. Sie präferieren weiterhin analoge Lösungen und verpassen viele Chancen auf neues Wachstum.
Dokumenten Management Systeme als Game Changer
Insbesondere Print- und Dokumentenworkflows nehmen im Informationsmanagement eine Schlüsselrolle ein. Wählt ein Unternehmen Print- und Dokumentenworkflows als Ausgangsbasis der Digitalisierung, kann der weiterer Wandel in Richtung Informationsmanagement schrittweise erfolgen. Die Automatisierung dieser Prozesse ist essenziell, den insbesondere bei den Workflows rund um den Post- oder Rechnungseingang sehen sich Unternehmen mit einem hohen Aufkommen an Papier konfrontiert.
Die Herausforderung bei der Digitalisierung dieser Prozesse liegt darin, die unterschiedlichen Eingangsformate zu digitalisieren und zu harmonisieren. Zudem gilt es, die Vorläuferprozesse sowie die nachgelagerten Abläufe so zu gestalten, dass sich die Automatisierung positiv auf die weitere Verarbeitung auswirken kann.
Die Digitalisierung dieser Prozesse erfolgt durch den Einsatz eines Dokumenten Management Systems (DMS) und ist relativ zügig umzusetzen. So lassen sich mit einem DMS die Dateien strukturiert abgelegen und sind zusätzlich über Indizierung und Volltextsuche von jedem Arbeitsplatz sofort auffindbar. Schnittstellen zu Warenwirtschaft oder CRM machen es zu einer übergreifenden Lösung der Informationsverwaltung. Mit einem DMS können Dokumentenabläufe priorisiert und Prozesse automatisiert werden. Durch differenzierte Rechtevergaben, Rollenzuweisungen und integrierte Erinnerungen werden die Workflows angetrieben, so dass keine Aufgaben unerledigt bleiben und keine Information verloren geht. Auf diese Weise optimierte Arbeitsabläufe sorgen für klare Strukturen im Unternehmen und bringen einen direkten Return on Investment mit sich.
DMS Drivve | DM
Drivve ist eine vielfach ausgezeichneter Software-Lösungen zur Optimierung dokumentgebundener Unternehmensprozesse. Drivve | DM unterstützt KMUs bei der
- Kostenreduzierung
- Sicherheit
- Zusammenarbeit
- Produktivität
Fazit
Bei ihrem Weg zum optimalen Informationsmanagement tun KMUs gut daran, die Herausforderungen der digitalen Zukunft nicht auszublenden, sondern über Lösungskonzepte nachzudenken. Hier empfehlen sich unterschiedliche Konzepte, die entsprechende Prozesse wie etwa das Scannen oder die Archivierung von Dokumenten integrieren. Parallel dazu bilden bewährte Konzepte wie Managed Print Services die Grundlage für eine Output -Landschaft, die eine optimierte Druckerflotte umfassen.