Digitale Workflows für agilere Geschäftsprozesse

Nehmen wir einmal an, Sie führen ein Bauunternehmen mit Sitz in Nürnberg, das auf einer Baustelle in Berlin tätig ist. Ihre Zulieferer senden Rechnungen sehr wahrscheinlich an Ihren Hauptsitz, der verantwortliche Projektleiter, der sie überprüfen und freigeben muss, befindet sich vor Ort in Berlin. 

Dieser Geschäftsprozess, der noch analog und manuell abläuft, könnte mit der heutigen Technologie digitalisiert und damit vor allem automatisiert werden. Durch die Implementierung eines Dokumenten Management Systems könnte eine Rechnung direkt in der Zentrale eingescannt, in einem zentralen Dokumenten-Pool gespeichert und automatisch zur Freigabe weitergeleitet werden.

Das bringt in erster Linie einen Zeitvorteil, weil die Prozesse einfach schneller ablaufen, aber auch eine höhere Präzision und Kontrolle. Mit digital gesteuerten Workflows steigt die Reaktionsgeschwindigkeit, verbessert sich die Zuverlässigkeit und rein organisatorische Aufgaben reduzieren sich auf ein Minimum. Und das Personal kann sich den strategisch und operativ wichtigen Aufgaben widmen.

Eine einfache, aber meist zeitraubende Tätigkeit, die sich einfach automatisieren lässt, ist die korrekte Ablage von Dokumenten. Das können Briefe, Angebotsschreiben, Auftragsbestätigungen, Ausgangsrechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen sowie Lieferscheine sein, Dokumente die eben klassisch auf Papier im Unternehmen eintreffen, oder aber digital per E-Mail empfangen wurden. All diese Dokumente können mit der Unterstützung von Workflows entweder voll- oder teilautomatisiert an der richtigen Stelle revisionssicher abgelegt und im Folgenden weiterbearbeitet werden. 

Erfasst werden die Dokumente dezentral direkt über ein Multifunktionssystem, in gewünschten oder vordefinierten Formaten abgespeichert, archiviert, per Fax oder E-Mail versendet. Die Dokumentenberge werden so sukzessive abgebaut und die Informationen darin in eine einfach zu organisierende elektronische Form gebracht. Als Teil des Prozesses können Informationen zur Indizierung oder zu anderen Zwecken hinzugefügt oder extrahiert werden, bevor diese automatisch in einer Vielzahl von gängigen Formaten an viele Kontakte und Ziele gesendet werden können. So kann beispielsweise ein Dokument an die Kreditorenbuchhaltung, an den Projektleiter oder ein Projektarchiv gesendet werden.

Die Archivierung ist die eine Seite der Medaille, die Optimierung diverser Workflows die andere. Besonders wichtig ist es, Informationen im Unternehmen nach Zuständigkeiten der Mitarbeiter differenziert zu behandeln. Systeme wie Drivve DM ermöglichen die Umsetzung eines entsprechenden Rechtesystems. Dadurch steht es dem Anwender frei festzulegen, welche Mitarbeiter auf bestimmte Dokumente zugreifen dürfen und welche keine Berechtigung erhalten. Vordefinierte Workflows erleichtern außerdem die Erstellung von Zuständigkeitsketten. Dadurch ist sichergestellt, dass Geschäftsprozesse dem vom Anwender gewünschten Ablauf entsprechen und nicht aufgrund fehlender Verantwortlichkeiten stagnieren.