Der Mensch im System
Zieht man die Zeit der Nachtruhe ab, verbringen Menschen von Montag bis Freitag mehr Zeit im Büro als zu Hause. Da ist es nicht verwunderlich, dass Mitarbeiter sich ein Umfeld wünschen, in dem sie sich auch wohl fühlen. Es ist deshalb sinnvoll, sich die verschiedenen Bürokonzepte vor Augen zu führen, um die nur vordergründig neuen Konzepte von den wirklichen Innovationen unterscheiden zu können.
Zellenbüro
Als das geläufigste Bürokonzept gilt das Zellenbüro. Charakteristisch hierfür ist die Aufteilung der Bürofläche in Einzel- oder Doppelbüros entlang der Fassade. Die Trennung erfolgt durch den Mittelflur oder mit flexiblen Trennwandsystemen. Das Einzelbüro bietet optimale Bedingungen in Bezug auf konzentriertes Arbeiten, Individualität und Rückzugsmöglichkeit. Kritisch betrachtet erfüllt das Zellenbüro die Anforderungen an die intensive Zusammenarbeit und Kommunikation mit anderen Mitarbeitern jedoch nicht.
Großraumbüro
Vom Grundkonzept her zeichnet sich das Großraumbüro durch eine offene Bürostruktur aus. Etwa 30 bis 100 Arbeitsplätze, getrennt durch akustische Stellwände und Schranksysteme, werden bei dieser Büroform auf einer Ebene untergebracht. Ein Großraumbüro eignet sich sehr gut für team- und projektorientierte Aufgaben mit wechselnden Teamgröße. Das moderne Großraumbüro, heute auch Open Space genannt, vereint deshalb verschiedene Zonen in sich: die öffentlichen und die für das konzentrierte Arbeiten vorgesehenen Zonen. Den Mitarbeitern werden zusätzlich temporäre Rückzugsmöglichkeiten in Form von Think Tanks sowie kleinen Besprechungsbereichen angeboten.
Gruppenbüro
Das Gruppenbüro soll die Vorteile von Zellenbüros und Großraumbüros vereinen und gleichzeitig deren Nachteile minimieren. Dieses Büroraumkonzept umfasst 3 bis 25 Arbeitsplätze als abgeschlossene Raumeinheiten, angeordnet in einer offenen Bü- rostruktur mit geringer Unterteilung, zum Beispiel durch Trennwände oder Raumgliederungssysteme. Gruppenbüros eignen sich besonders für Arbeiten, die eine intensive Kommunikation und Kollaboration erfordern oder dort wo die gegenseitige Vertretung eine wichtige Rolle spielt.
Das Kombibüro
Das typische Kombibüro besteht aus kleinen Einzelzimmern, die sich entlang der Fassade, um eine Multifunktionszone herum aufreihen. Die Mittelzone steht dem Teamwork zur Verfügung und besteht zum Beispiel aus Besprechungsbereichen, Kaffeebars oder Bürotechnikzonen. Diese Büroform ermöglicht einerseits konzentriertes Arbeiten in den Zellenbüros, ebenso wie spontane Kommunikation und Teamarbeit in der innenliegenden, multifunktionalen Mittelzone.
Der Bürotypen-Mix
Beim Bürotypenmix wird ein Gebäude oder eine Etage mit Zellen-¬, Gruppen-¬ und Kombibüros belegt, um die unterschiedlichsten Nutzeranforderungen optimal abbilden zu können. Diese Büroart zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität und die Anpassung an verschiedene Arbeitsstrukturen. Die Nutzer können zu jedem Zeitpunkt die Büroform wählen, die am besten zu ihrer Arbeitsweise passt. Den Mitarbeitern werden sowohl Rückzugsmöglichkeiten, als auch Offenheit und Flexibilität geboten.
Das non-territoriale Büro
Beim non-territorialen Büro werden die Arbeitsplätze spontan genutzt oder nach Anmeldung belegt. Die feste Zuordnung zu einem Arbeitsplatz wird bei dieser Büroform ganz- oder teilweise aufgehoben. Die dadurch entstandene Möglichkeit der Mehrfachbelegung lässt sich in allen klassischen Büroformen umsetzen. Diese Organisationsform eignet sich besonders für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, oder bei flexiblen Arbeitszeiten, Teilzeit oder Home Office. Spezifisch für die non-territoriale Büroform ist, dass die Anzahl an Schreibtischen trotz Mitarbeiterzuwachs konstant gehalten oder sogar reduziert werden kann. So entstehen freie Flächen, die effizienter genutzt werden können, beispielsweise durch die Einrichtung von Teamflächen für kooperatives Arbeiten, Think Tanks für konzentriertes Arbeiten oder ideenfördernder Bereiche wie Lounges.
Welche Büroform ist dann die richtige?
Es sind vor allem technologische Entwicklungen sowie eine zunehmende Vernetzung, die die Arbeit und die Bürogestaltung verändern. Unternehmen stellen zunehmend auf Projekt- und Teamarbeit um. Die Arbeit 4.0 wird immer mobiler und verlangt nach unkomplizierten und schnellen Begegnungsmöglichkeiten für Beschäftigte. Der Arbeitsplatz ist nicht mehr der Schreibtisch, sondern der Ort, an dem die zu bearbeitenden Dokumente und Emails zur Verfügung stehen. An Stelle von traditionellen Arbeitsumgebungen tritt demnach eine neue Gestaltungsmethode von Büroräumen: Gefragt sind ganzheitliche und flexible Konzepte, die ästhetisch ansprechend sind. Sie müssen verschiedene Nutzeranforderungen erfüllen und Arbeitsweisen wie agiles Arbeiten unterstützen sowie eine Atmosphäre schaffen, in der Kommunikation und Kollaboration stattfinden.
Change Management ist unerlässlich
Menschen statten Räume mit Dingen und Objekten aus, die für ihr Empfinden von Bedeutung sind. Fühlt sich der Menach im Raum nicht wohl, ist seine Gesundheit gefährdet. Damit wird deutlich, dass die Einrichtung non-territorialer oder agiler Arbeitsräume vor allem im Kopf der Mitarbeiter verankert werden muss. Das bedeutet nicht, dass eine Rückkehr zum Einzelbüro stattfindet, sondern bedingt eine stärkere Berücksichtigung von Rückzugsräumen und stillen Zonen, die allen Mitarbeitern zugänglich sind. Ferner bedingt das „Büro der Zukunft“ den unternehmenskulturellen Wandel – weg von der Präsenzorientierung, hin zu Vertrauenskultur, Handlungsautonomie, Selbstorganisation und Kollaboration. Schließlich wird die erfolgreiche Einführung von neuen Büroformen auch maßgeblich davon bestimmt, wie gut es dem Management gelingt, Mitarbeiter wie Führungskräfte für den Wandel zu mobilisieren, sei es durch das Vorleben der Veränderung durch das Management, Einbeziehung der Mitarbeiter als „Co-Architekten“ oder beispielsweise Ideenwettbewerbe