Datenschutzgerechte Aktenvernichter

Auch bei der Aktenvernichtung ist der Datenschutz wichtig!

vom

23. Oktober 2018

Im digitalen Zeitalter verlieren viele Unternehmen immer wieder die Bedeutung von gedruckten Dokumenten aus dem Blick. Insbesondere der Datenschutz aber spielt nicht nur bei digitalisierten Informationen eine wichtige Rolle. Dabei finden sich auch in Printmedien unzählige personenbezogene Daten, die es vor unbefugten Einblicken zu schützen gilt. Vom ausgedruckten Angebot bis hin zu den Korrespondenzen zwischen Kunden, Lieferanten oder Banken – fein säuberlich gebündelt in Aktenbergen: Diese teils höchstempfindlichen Informationen genießen besonderen Schutz und dürfen nicht in die falschen Hände geraten. Wichtig ist der Datenschutz aber nicht nur bei der Aufbewahrung derlei papierner Dokumente, sondern auch bei deren Entsorgung. Das bedeutet, nicht nur digitale Datenträger sondern auch gedruckte Dokumente müssen so vernichtet werden, dass die Reproduktion der Daten, je nach Inhalt, unmöglich oder weitestgehend erschwert wird.

Die DIN 66399 beschreibt die Anforderungen an Maschinen und Prozesse zur Vernichtung von Datenträgern

Für die Aktenvernichtung ist nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) seit Oktober 2012 die Einhaltung der DIN 66399 von Bedeutung. Diese bestimmt, in welchem Umfang die Entsorger vorgehen müssen, um den Datenschutz bei der Aktenvernichtung einzuhalten. Bei der Wahl des richtigen Aktenvernichters für den Bürobedarf ist daher besonders auf die Materialklassifizierung, die Schutzklasse und die Sicherheitsstufe zu achten.

Die 3 Schutzklassen der DIN 66399

Der Schutzbedarf der Daten wird in drei Schutzklassen eingeordnet. Zur Ermittlung des Schutzbedarfes wird in Unternehmen geprüft, welche Art von Daten verwaltet werden. Daraus ergibt sich der Schutzbedarf und damit die Schutzklasse.

Schutzklasse 1: Normaler Schutzbedarf für interne Daten

Klasse 1 steht für die normale Sicherheit, welche für interne Daten erforderlich ist, bei denen ein Unternehmen zu Schaden kommen könnte, wenn es an die Öffentlichkeit kommen würde, oder die Gefahr von Identitätsraub besteht.

Schutzklasse 2: Hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten

Klasse 2 steht für die höhere Sicherheit für vertrauliche Daten, bei denen es zu negative Auswirkungen für ein Unternehmen oder zur Verletzung gesetzlicher Bestimmungen kommen kann, wenn diese an die Öffentlichkeit gelangen.

Schutzklasse 3: Sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten

Klasse 3 steht für die höchste Sicherheit, welche für besonders vertrauliche oder geheime Daten, bei denen es zu schwersten Schäden in einem Unternehmen oder Regierungseinrichtung kommen kann, wenn diese an die Öffentlichkeit gelangen.

Die Norm gruppiert unterschiedliche Datenträger in sechs Kategorien:

P: Informationsdarstellung in Originalgröße: Papier, Film, Druckformen
F: Informationsdarstellung verkleinert: Film, Mikrofilm, Folie
O: Informationsdarstellung auf optischen Datenträgern: CD, DVD
T: Informationsdarstellung auf magnetischen Datenträgern: Disketten, ID-Karten, Magnetbandkassetten
H: Informationsdarstellung auf Festplatten mit magnetischem Datenträger: Festplatten
E: Informationsdarstellung auf elektronischen Datenträgern: Speicherstick, Chipkarte, Halbleiterfestplatten, mobile Kommunikationsmittel

Sicherheitsstufen der DIN 66399 für Informationsdarstellung in Originalgröße, z.B. Papierdokumente (P für Papier/paper)

Für jede Materialklasse gibt es jeweils 7 unterschiedliche Sicherheitsstufen. Im Folgenden die Erläuterung zu den verschiedenen Aktenvernichtern Sicherheitsstufen für Dokumente mit einer Informationsdarstellung in Originalgröße P1 bis P7.

P-1: Empfohlen für allgemeine Daten, die unlesbar gemacht werden sollen.

Teilchenfläche max. 2000 mm² - Breite max. 12 mm - Streifen-Schnitt

Durch das relativ grobe Schneiden des Papiers eignet sich diese Methode sicherheitstechnisch nur für Datenträger mit allgemeinen Daten, die unlesbar gemacht werden sollen. Die Reproduktion der vernichteten Daten ist ohne Fachkenntnisse möglich, jedoch nicht ohne besonderen Zeitaufwand.

P-2: Empfohlen für intern im Unternehmen verwendete Daten

Teilchenfläche max. 800 mm² - Breite max. 6 mm - Streifen-Schnitt

Empfehlenswert für Datenträger mit internen, jedoch nicht personenbezogenen Daten, die unlesbar gemacht werden sollen. Die Reproduktion der vernichteten Daten ist nur mit Hilfsmitteln und gewissen Fachkenntnissen sowie nur mit besonderen Zeitaufwand möglich.

P-3: Empfohlen für sensible und vertrauliche Daten

Teilchenfläche max. 320 mm² - Breite max. 2 mm - Streifen-Schnitt

Der feine Streifenschnitt dieser Sicherheitsstufe erlaubt die Vernichtung sensibler, vertraulicher und personenbezogener Daten. Die Reproduktion der vernichteten Daten ist hierbei nur unter erheblichem Aufwand möglich.

P-4: Empfohlen für besonders sensible und vertrauliche Daten

Teilchenfläche max. 160 mm² - Partikelbreite max. 6 mm - Partikelschnitt

Eine noch sicherere Alternative zur vorherigen Sicherheitsstufe erlaubt der Partikelschnitt eine zuverlässige Vernichtung besonders sensibler, vertraulicher und personenbezogener Daten. Die Reproduktion der vernichteten Daten ist nur unter Verwendung gewerbeunüblicher Einrichtungen bzw. Sonderkonstruktionen möglich.

P-5 Empfohlen für Datenträger mit Daten, die in jedem Fall geheim gehalten werden müssen

Teilchenfläche max. 30 mm² - Partikelbreite max. 2 mm - Partikelschnitt

Der feine Partikelschnitt ist für Vernichtung von Datenträgern mit geheimzuhaltenden Daten geeignet. Die Reproduktion der vernichteten Daten ist nach dem aktuellen Stand der Technik sehr unwahrscheinlich.

P-6 Empfohlen bei Daten, die geheim bleiben müssen und außergewöhnlich hohen Sicherheitsanforderungen

Teilchenfläche max. 10 mm² - Partikelbreite max. 1 mm - Partikelschnitt

Empfohlen für Datenträger mit geheimzuhaltenden Daten, wenn außergewöhnlich hohe Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind. Die Reproduktion der vernichteten Daten ist nach dem aktuellen Stand der Technik unmöglich.

P-7: Empfohlen für Daten, die den höchsten Sicherheitsanforderungen unterliegen

Teilchenfläche max. 5 mm² - Partikelbreite max. 1 mm - Partikelschnitt

Empfohlen für Datenträger mit geheimzuhaltenden Daten, wenn höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind. Die Reproduktion der vernichteten Daten ist nach dem aktuellen Stand der Wissenschaft und Technik unmöglich.

Zuordnung von Sicherheitsstufen zu Schutzklassen aus Datenschutzsicht

Die DIN 66399 ermöglicht die Anwendung verschiedener Sicherheitsstufen der Vernichtung innerhalb einer Schutzklasse. Die Entscheidung für eine konkrete Stufe muss die verantwortliche Daten verarbeitende Stelle u.a. unter Berücksichtigung des Einzelfalls und nach Analyse evtl. bestehender Risiken treffen. Die folgende Tabelle gibt die Kombinationsmöglichkeiten der DIN-Norm wider, wurde jedoch im Hinblick auf datenschutzrechtliche Anforderungen – also im Hinblick auf die Vernichtung von Datenträgern mit personenbezogenen Daten angepasst.

Sicherheitsstufe	1	2	3	4	5	6	7
Schutzklasse 1	+*	+*	+	+**	+**	+**	+**
Schutzklasse 2			+	+	+	+**	+**
Schutzklasse 3				+	+	+	+

*Für personenbezogene Daten ist diese Kombination nicht anwendbar.
**Eine höhere Sicherheitsstufe deckt die Schutzklasse besser ab.

Aktenvernichter für mehr Datenschutz- und Sicherheit

Vor allem personenbezogene Daten gehören in den Aktenvernichter. Nur durch die fachgerechte Entsorgung können Sie sich vor Datenmissbrauch und Datenklau schützen. Für kleinere Mengen an Papier reicht ein Schreibtisch- Aktenvernichter. Wenn Sie allerdings an die Vernichtung von größeren Mengen denken, wird ein Gerät mit einer entsprechenden Kapazität notwendig.