Das smarte Dokumentenhandling
Einzelne Arbeitsschritte bei der Handhabung geschäftlicher Dokumente werden noch oft per Hand durchgeführt. Dabei entstehen mithilfe von Digitalisierungslösungen viele neue Möglichkeiten der Wertschöpfung. Unter Verwendung von Imaging-Lösungen in Kombination mit einem Content-Management-System (CMS) lassen sich die Vorteile von Analyse, Prozessoptimierung und Collaboration für alle Arten von Inhalten nutzen, um ein größeres Maß an Wettbewerbsfähigkeit zu ermöglichen.
Für die Umsetzung hoch automatisierter, in vielen Fällen auch unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse, ist zunächst die Integration einer Imaging-Lösung wie Drivve | Image und eines CMS wie Drupal eine wesentliche Voraussetzung. Die Imaging-Lösung ermöglicht das Scannen, Indizieren, Archivieren sowie die automatische Zuordnung beliebiger Dokumente im Content-Management-System. Dabei wird zunächst ein Scanvorgang gestartet, um eingehende Dokumente zu digitalisieren. Anschließend können die Scans in einem Arbeitsgang bearbeitet, indiziert und inklusive der Indexdaten nach Drupal exportiert werden. Sowohl einzelne Seiten als auch vollständige Dokumente lassen sich zu bereits existierenden oder neuen Vorgängen hinzufügen. Optional kann beim Importvorgang eine optische Zeichenerkennung (OCR=Optical Character Recognition) und Barcode-Erkennung bzw. -Verarbeitung durchgeführt werden. Dabei extrahiert das System die Textelemente der erfassten Dokumente und speichert sie als Volltext automatisch mit den Dokumenten im CMS.
Mit dem CMS, welches Unternehmen beispielsweise als Web- und Internetplattform für einen globalen Zugriff auf Informationen nutzen können, lassen sich wiederum alle Geschäftsprozesse wesentlich schneller abwickeln. Autorisierte Anwender können von jedem Ort der Welt auf Dokumente zugreifen und beliebige Informationen aus dem CMS abrufen, bearbeiten, archivieren, neu erstellte Dokumente kommentieren oder an autorisierte Personen weiterleiten. Die individuell konfigurierbare Arbeitsoberfläche des CMS erlaubt es, das gesamte System exakt auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Durch die Möglichkeit, reale Geschäftsprozesse auf einer virtuellen Ebene genauestens abzubilden und vollständig zu automatisieren, unterstützt das CMS Unternehmen nicht nur in der zeitökonomischen Abwicklung täglich wiederkehrender Abläufe, sondern steigert dadurch auch ihre Wettbewerbsfähigkeit in gravierendem Maße.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist eine Investition, die von kleinen und mittleren Unternehmen häufig hinausgezögert wird. Oft fehlt es an Zeit und Geld, um notwendige Investitionsentscheidungen zu treffen. Abhilfe schafft das neue Förderprogramm des Freistaates "DIGITALBONUS". Mit dem Förderprogramm unterstützt der Freistaat Bayern die kleinen und mittleren Unternehmen dabei, sich den Herausforderungen der digitalen Welt zu stellen. Förderfähig sind die Entwicklung, Einführung oder Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen durch Informations- und Kommunikationstechnologie, kurz IKT, sowie Migration und Portierung von IT-Systemen und IT-Anwendungen und die Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit im Unternehmen.
Mehr zum Förderprogramm unter